档案数字化全解析：流程、工具与策略

档案数字化全解析：流程、工具与策略 ### 引言

档案数字化是一种综合性的信息记录技术，利用数据库技术、数据压缩技术和高速扫描技术来记录信息。它将纸质文件、声音图像文件等传统介质的文件系统地组织成具有有序结构的档案信息库，实现了档案信息的数字化存储和高效管理。本文将详细介绍档案数字化的流程、所需工具、实施策略及其带来的优势。

一、档案数字化的流程

档案数字化的流程主要包括档案出库、数字化前处理、数据库建立、档案扫描或信息采集、图像处理或音视频处理、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案入库等环节。

档案出库：档案保管部门按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象，开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请。经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。
数字化前处理：对于纸质档案，数字化前处理包括确定扫描页、编制页号、目录数据准备、拆除装订、技术修复等内容。对于录音录像档案，则包括确定信息采集范围、档案检查及清洗、修复工作。
数据库建立：制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。
档案扫描或信息采集：根据档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备或信息采集设备，进行相关参数的设置和调整，确保扫描或采集后的数字图像或音视频信息清晰、完整、不失真。
图像处理或音视频处理：纸质档案数字复制件图像处理主要包括图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等。录音录像档案复制件的音视频处理主要包括切分、剪切、转换、降噪等。
数据挂接：通过每件档案数字复制件文件名、计算机文件名与目录数据库中该件档案的档号一致性和唯一性，建立起目录数据库与图像文件或音视频文件的一一对应关系。数据挂接可通过数字化软件批量、快速自动完成。
数字化成果验收与移交：档案部门应组织数字化成果验收组对档案数字化成果进行验收。验收采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式进行，确保数字图像或音视频文件、档案目录数据、元数据、数字化工作文件、存储载体等的准确性和完整性。
档案入库：经过验收合格的数字化档案，按照相关规定进行入库管理，确保数字化档案的安全和有效利用。

二、档案数字化的工具

档案数字化需要使用一系列专业工具来支持实现，包括扫描设备、文字识别（OCR）软件、图像处理软件、数据存储与管理系统以及安全备份与存储设备等。

扫描设备：扫描设备是档案数字化的核心工具之一，包括扫描仪、文档扫描仪和大型格式扫描仪等。选择合适的扫描设备需要考虑档案的类型、尺寸、质量要求等因素，确保能够满足数字化的需求。
文字识别（OCR）软件：OCR软件可将扫描的图像转换为机器可读的文字，提高档案的搜索、检索和利用效率。选择OCR软件时需要考虑其准确性、支持的语言和格式等因素。
图像处理软件：图像处理软件用于对扫描的图像进行清晰度、对比度、色彩等方面的调整和优化，确保数字化档案的质量和可读性。常见的图像处理软件有Photoshop、ImageJ等。
数据存储与管理系统：对于大量的数字化档案数据，需要选择合适的存储与管理系统。这些系统可以帮助组织对数字化档案进行分类、存储、检索和共享，提高档案管理的效率和便捷性。常见的存储与管理系统包括电子档案管理系统（EAMS）和文档管理系统（DMS）等。
安全备份与存储设备：在档案数字化过程中，数据的安全备份和存储是至关重要的。选择合适的备份与存储设备，如云存储、硬盘、磁带等，对数字化档案的数据进行定期备份和长期存储，确保数据的可靠性和安全性。

三、档案数字化的实施策略

档案数字化的实施需要遵循一定的策略，以确保数字化工作的顺利进行和数字化成果的高质量。

需求牵引与成本效益原则：档案数字化应以档案利用为目的，贯彻需求牵引和成本效益原则。根据需要，先数字化利用率高的档案，后数字化利用率低的档案。同时，要注重数字化工作的经济效益，合理控制数字化成本。
规范化原则：档案数字化时数据的格式、信息代码元数据项必须规范一致，以方便数据管理、检索利用和数据交换与共享。数字化过程中应尽可能采用国家或国际标准，将数据格式、信息代码和元数据统一到国家或国际标准上来。
信息安全与保密原则：在档案数字化过程中，要建立档案信息安全保密体系，从人、物、技术、管理等方面保证档案信息安全、防止信息失泄密。同时，要注重档案数字化过程中档案信息的保密工作，防止传统载体档案及数字化后信息丢失、损毁。
数字化与档案鉴定同步推进：在档案数字化过程中，要对每个保管单位进行梳理，对需要数字化的档案进行一次鉴定。通过鉴定重新审视其价值，尤其是已到期或将到保管期限的档案，通过鉴定可剔除价值较低的档案，将其排除在数字化范围之外。
数字化与档案利用同步进行：由于档案数量庞大，档案数字化工作周期一般较长。为了尽早使数字档案馆建设工作见到成效，必须尽早将档案数据开放检索，实行数字化与档案利用同步进行。完成一批投入，开放一批，以满足当前利用的需求，增加数字档案馆的效益。

四、档案数字化的优势

档案数字化带来了诸多优势，包括有效保护档案实体、方便档案借阅查询、节省存贮空间、提高检索速度、加强档案信息资源的开发与利用等。

有效保护档案实体：将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。
方便档案借阅查询：数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
节省存贮空间：电子文件能够节省存贮空间，缓解库房紧张的压力。同时，数字化后的档案可以方便地进行复制和备份，避免了传统档案因频繁使用而造成的磨损和损坏。
提高检索速度：传统的档案信息经过数字化处理后，能够大大提高检索速度。通过计算机自动检索和智能匹配技术，可以快速找到所需的档案信息，提高工作效率。
加强档案信息资源的开发与利用：通过网上信息资源共享，能够加强档案信息资源的开发与利用。数字化档案可以方便地进行跨地域、跨时间的共享和交流，为开展档案特色服务创造条件。